Zarządzanie czasem jest umiejętnością, która przydaje się zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Jednak zapanowanie nad nim oraz umiejętne zaplanowanie wykonywanie obowiązków nie jest proste. Ciągle tracimy go na nie efektywne wykonywanie zadań czy rozpraszacze. Tymczasem wystarczy wykorzystać parę trików, które sprawią, że staniemy się ekspertami w zarządzaniu czasem. Poznaj je i dowiedz się, jak sprawić, że doba będzie dłuższa niż 24 godziny.
Skuteczne zarządzanie czasem to przede wszystkim wystrzeganie się błędów i nietracenie go na rozpraszacze, takie jak media społecznościowe czy gry przeglądarkowe. Badania pokazują, że jednym z najczęściej popełnianych błędu w zakresie zarządzania czasem jest chęć zrobienia wielu rzeczy w tym samym czasie. Chociaż wielozadaniowość jest pożądaną umiejętnością to większą efektywność, a więc i większą oszczędność czasu osiąga się, skupiając się na jednym zadaniu.
Zasada TRZOS
Zasada TRZOS pozwala na zaplanowanie zadań oraz przewidzenie czasu ich realizacji. Opiera się na trzech prostych założeniach, którymi są: spisanie terminu sporządzenia zadania, określenie ram czasowych wykonania pracy oraz zaplanowaniu rezerwy czasowej w myśl reguły 60/40 (reguła ta mówi, że przez 60% dnia będzie się realizować zadania z planu, a 40% czasu poświęcimy na nieprzewidziane sytuacje i zakłócenia).
Zasada Pareto
W zarządzaniu czasem pracy pomoże wdrożenie w życie Zasady Pareto, inaczej nazywanej metodą 80/20. Mówi ona, że 20% czynności wykonywanych w ciągu dnia wpływa na 80% rezultatów. Pozostałe działania, których się podejmujemy, są tymi mniej ważnymi i istotnymi. Ustalenie, które z obowiązków można uznać za priorytety i wyeliminowanie tych najmniej ważnych sprawia, że zyska się sporo wolnego czasu.
Kwadrat Eisenhowera
Chcąc skutecznie zarządzać swoimi czasem, warto również przyjrzeć się Kwadratowi Eisenhowera. Pomoże on podzielić zadania i nadać im priorytety. Obowiązki w Matrycy Eisenhowera zyskują cztery status: pilne-ważne, niepilne-ważne, pilne-nieważne oraz niepilne-nieważne. Nie ma chyba potrzeby dodawać, na których w pierwszej kolejności należy się skupić. Podobnie do Matrycy Eisenhowera w zarządzaniu czasem działa metoda ABC. Mówi ona, że w grupie A, czyli najważniejszych czynnościach, których nie można delegować innym, znajduje się tylko 15% wszystkich działań.
Metoda Pomodoro
Technikę Pomodoro w zarządzaniu czasem bardzo łatwo zastosować, nie wymaga ona żadnych specjalnych przygotowań, a przy tym jest skuteczna i pomocna. Aby ją wdrożyć, konieczna jest spisana lista zadań, długopis oraz czasomierz. Główną zasadą pracy jest podział jej na 25-minutowe odcinki czasu. W trakcie każdych z 25 minut należy skupić się tylko na jednej czynności, którą należy wykonać od początku do końca. Kiedy czasomierz oznajmia koniec odcinka pracy, należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Po każdych 4 cyklach należy zrobić sobie dłuższą przerwę.
Zasady zarządzania czasem. Złote rady
Każda z wyżej opisanych technik jest pomocnym i skutecznym narzędziem. Jednak planując swój czas pracy, należy również pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które sprawdzą się nawet, jeśli nie będzie się stosować żadnej z nich. Reguły te mówią, aby zawsze planować swój dzień, a listę zadań do wykonania spisać na papierze lub w wersji elektronicznej. Lista zadań powinna być podzielona na priorytety, a dzień powinno się zaczynać od najważniejszych czynności. Realizację planu należy systematycznie kontrolować i konsekrowanie realizować, na odstępstwa można sobie pozwolić tylko w wyjątkowych sytuacjach. W zarządzaniu czasem konieczne jest też zapanowanie nad jego pożeraczami i rozpraszaczami oraz nie zapominać o odpoczynku i chwili relaksu. Przydatne jest również prowadzenie kalendarza. Warto również dodać, że zarządzając swoim czasem, dobrze jest wystrzegać się doskonałości i perfekcjonizmu. Nikt nie jest idealny, a plan nie zawsze da się zrealizować w 100% – ustalenie pewnego marginesu niedoskonałości eliminuje pośpiech, stres i demotywację.
