Właściciele przedsiębiorstw co raz chętniej rezygnują z samodzielnego organizowania działów księgowości wewnętrznej. Wynajęcie firmy, która zajmuje się prowadzeniem ksiąg podatkowych i rachunkowych nosi nazwę outsourcingu usług księgowych. Takie rozwiązanie jest sporym usprawnieniem funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Zlecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej
Na rynku istnieje wiele firm świadczących outsourcing księgowości. Przed wyborem odpowiedniej należy dokładnie zapoznać się z dostępnymi ofertami i przeanalizować je – zwłaszcza pod kontem rodzaju czynności, jakie wchodzą w skład proponowanych usług. Warto także wziąć pod uwagę kompetencje oraz doświadczenie, jakimi może pochwalić się potencjalny zleceniobiorca. Wynajęcie firmy z wieloletnim stażem minimalizuje ryzyko popełniania błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych oraz wystąpienia utrudnień podczas współpracy.
Niezbędne jest także szczegółowe ustalenie warunków, na jakich ma odbywać się współpraca. Wszelkie ustalenia, aby były wiążące dla obu stron, muszą zostać sfinalizowane pisemną umową. Znaleźć się na niej powinien przedział czasowy, na jaki przewidziana jest współpraca oraz okres jej wypowiedzenia, jak również zakres obowiązków i dane zarówno zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy.
Redukcja kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa
Wdrożenie własnego działu księgowości wymaga od przedsiębiorstwa zatrudnienia wykwalifikowanych specjalistów w dziedzinie rachunkowości, co nieodłącznie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Ponadto sporego nakładu środków wymaga także zakup oprogramowania finansowo-podatkowego i sprzętu komputerowego umożliwiającego wykonywanie pracy. Zatrudnienie firmy świadczącej outsourcing usług księgowych pozwala wyeliminować wydatki z tym związane.
Dużego nakładu finansowego wymaga również archiwizowanie dokumentacji. W momencie zatrudnienia zewnętrznej firmy zajmującej się kwestią księgowości, także obowiązek archiwizacji automatycznie przechodzi na nią. Dla właścicieli przedsiębiorstw jest to więc nie tylko oszczędność finansowa, ale także przestrzenna.
Odpowiedzialność za popełnione błędy
Pracownicy firm świadczących outsourcing usług księgowych doskonale orientują się w najnowszych zmianach i niuansach w prawie podatkowym. Z tego powodu ponoszą odpowiedzialność za ewentualne błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych zleceniodawcy. Nosi to nazwę odpowiedzialności kontraktowej, według której zleceniobiorca ma obowiązek wykonać usługę w sposób należyty, bezbłędnie oraz nie narażając przedsiębiorstwa na jakiekolwiek straty.
Warto jednak pamiętać, że w świetle prawa przedsiębiorca nie jest całkowicie wyłączony z odpowiedzialności za kwestię podatków firmy. W przypadku wyrycia nieprawidłowości w ich regulacji może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej lub administracyjnej. Jednak ma wówczas prawo ubiegać o odszkodowanie od firmy świadczącej outsourcing usług księgowych z tytułu nienależytego wykonania powierzonych jej obowiązków.
Artykuł powstał we współpracy ze specjalistami z GLC
