Procesy zarządzania zasobami ludzkimi obejmują całą firmę, niezależnie od tego czy dotyczą urlopu, zwolnienia czy zatrudnienia nowego pracownika. Każdy proces przeprowadzany przez działy HR jest szeregiem działań, który angażuje inne osoby: menadżerów i pracowników z co najmniej jednego, innego działu. Czasami może to generować różnego rodzaju trudności, chociażby wtedy, gdy osoba decyzyjna przebywa na urlopie, a zatwierdzenie nie może zwlekać.
Zarządzać procesami
W świecie informatyki jest stosowany i znany od dawna, ale dopiero teraz wkracza powoli w świat przedsiębiorstw. Mowa oczywiście o systemie Workflow. Sam w sobie moduł ten jest bezużyteczny, musi ona kooperować z innymi programami przedsiębiorstwa. Jego działanie jest ściśle związane z procesami przedsiębiorstwa. Swoją budową niejako „wgryza” się w struktury mechanizmów oprogramowania i może nieco zmieniać jego działanie. Oczywiście musi zostać odpowiednio wdrożony, ale jeśli etap ten zostanie poprawnie załatwiony, możemy czerpać ogromne korzyści z systemów wspartym zarządzaniem workflow.
Workflow w systemach HR pomaga zautomatyzować procesy dotyczące zarządzania zasobami ludzkimi, w których ludzie, systemy oraz firmy kooperują ze sobą wzajemnie. Worfklow za pomocą odpowiednich instrumentów dostarcza pracownikowi potrzebne informacje typu listy zadań, raporty, wytyczne. Ze względu na to, że procesy HR często wymagają zaangażowania wielu działów oraz opierają się na dużej ilości dokumentów są bardziej podatne na błędy oraz opóźnienia. Automatyzacja ich prowadzi do redukcji błędów oraz optymalizacji działania. Jest ona bardzo przydatna w czynnościach, które występują cyklicznie jak sprawdzanie wydajności poszczególnych pracowników. System sprawdza, którzy pracownicy mają być poddani badaniu i tworzy odpowiednią adnotację w liście działań na szczeblu menadżer-pracownik. Może to wyglądać w ten sposób:
- Pracownik wypełnia formularz badający wydajność.
- Menadżer otrzymuje alert, że pracownik wypełnił swoją część oraz przeprowadza weryfikację.
- Pracownik i menadżer omawiają wyniki.
- Menadżer może wprowadzić detale dyskusji z pracownikiem do systemu.
- Menadżer oznacza wywiad jako kompletny i może go wyeksportować.
Reguły biznesowe są wprowadzane na każdym szczeblu procesu, by zapewnić poprawność wprowadzanych danych i zniwelować ewentualne opóźnienia. O ukończeniu procesu zostają powiadomieni wszyscy jego uczestnicy.
Wprowadzenie workflow do systemów HR gwarantuje usprawnienie przeprowadzania operacji. Dużym atutem jest to, że ogranicza ilość osób wprowadzających dane co powoduje redukcję błędów. Automatyzacja sprawia, że procesy przebiegają sprawniej, a pracownicy oszczędzają czas, który mogą efektywnie wykorzystać na pracę. Cały proces jest zorganizowany, więc osoby na poszczególnym szczeblu systematycznie stosują się do tych samych reguł za każdym razem. Workflow w systemach HR wprowadza optymalizację procesów, stabilność systemu oraz przewidywalność dla pracowników.
Zautomatyzowane zarządzanie procesami praktycznie bez wiedzy programistycznej jest możliwe tylko dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów zarządzania przedsiębiorstwem oraz „nakładki” jakim jest mechanizm workflow.
