Prowadzisz firmę i przechowujesz dane osobowe klientów, współpracowników lub odbiorców Twojej strony internetowej? Upewnij się, że wszystkie te dane są bezpieczne! Kiedy będziesz chciał zniszczyć szkice projektów, umowy lub korespondencję biznesową, będziesz musiał zrobić to właściwie, zgodnie z RODO. W artykule zawarliśmy najważniejsze informacje na temat niszczarek zgodnych z RODO. Poznaj je!
Stopień tajności w niszczarce – co to takiego?
Niszczarka do papieru czy płyt CD to urządzenie przydatne w każdej firmie. Niszczy się w niej nie tylko dokumenty ważne i tajne, ale również te produkowane na co dzień: źle wydrukowane, przestarzałe, niepotrzebne.
Warto jednak wiedzieć, że podczas prowadzenia działalności gospodarczej trzeba zakupić niszczarkę do papieru z podwyższonym stopniem tajności. Określa on rozmiar ścinków lub pasków, na które przetworzony zostaje niszczony dokument. Im mniejsze są fragmenty, tym trudniej je złożyć i odczytać treść – to korzyść dla firm, ale w aspekcie RODO również wymóg.
Stopnie tajności w normie DIN
Właściwa niszczarka do papieru zgodna z RODO odznacza się wysokim stopniem tajności, a więc wysoką wartością normy DIN. Jest to niemiecki standard niszczenia dokumentów na małe elementy.
Wyróżniamy następujące poziomy normy DIN:
– P1 to poziom właściwy do niszczenia dokumentów ogólnych, np. broszur informacyjnych czy listów otwartych. Fragmenty papiery mają powierzchnię 2000 mm2, a jeśli są to paski – szerokość do 12 mm,
– P2 to poziom, na którym powinno się niszczyć firmowe dokumenty wewnętrzne. Takie ścinki mają powierzchnię 800 mm2, paski zaś maksymalnie 6 mm szerokości,
– P3 jest poziomem zarezerwowanym dla dokumentów poufnych. Aby dane było trudno odczytać, ścinki zajmują powierzchnię do 320 mm2, a paski wymiary 4 x 80 mm,
– P4 wykorzystasz w trakcie niszczenia dokumentów tajnych. Tu ścinki mają tylko 30 mm2, natomiast paski osiągają wymiary 2 x 15 mm,
– P5 oznacza poziom najwyższy, najlepszy dla dokumentów ściśle tajnych i ważnych z punktu widzenia biznesowego oraz RODO. Ścinki mają zaledwie 10 mm2, a paski maksymalnie 0,8 x 13 mm.
Uwaga: dla osób prowadzących firmę dobre będą zarówno niszczarki z normą P4, jak i P5.
Jak jeszcze możesz zadbać o tajność dokumentów?
Na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych ważnych dla Twojej firmy, ale również danych współpracowników czy klientów, wpływa również sposób segregacji papieru przeznaczonego do zniszczenia. Nawet z małych ścinków da się odtworzyć dokument, choć będzie to trudne i pracochłonne.
Co jeszcze możesz zrobić? Kiedy układasz dokumenty na kupę do zniszczenia, mieszaj je z sobą. Ważną korespondencję niszcz na przemian z ulotkami lub źle zadrukowanymi kartkami. To uniemożliwi zapoznanie się z treścią tajnych dokumentów.
Pamiętaj, że do zakupienia odpowiedniej niszczarki do papieru – zgodnej z RODO – jesteś zobowiązany zgodnie z przepisami europejskiego rozporządzenia danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku. Uniknij problemów prawnych i buduj profesjonalny wizerunek w oczach swoich klientów oraz pracowników – dbaj o ochronę danych.
