Skuteczna i dobrze prowadzona obsługa klienta potrafi zwiększyć grono konsumentów i przynieść firmie bardzo duże zyski. W celu jej usprawnienia wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z polecanych systemów obsługi klienta np. Systell Contact Center. Za ich pomocą pracownicy firmy potrafią doskonale obsłużyć każdego interesanta, szybko zająć się klientem i przyjąć jego zlecenie, a także godnie przedstawić aktualną ofertę firmy.
System obsługi klienta idealnie sprawdza się podczas akcji promocyjnych (wprowadzanie nowych produktów, rabaty świąteczne, wyprzedaż asortymenty z poprzedniego roku). Umożliwia dobrą obsługę, dzięki odpowiedniemu kierowaniu rozmów np. gdy klient dzwoni do firmy w celu reklamacji, automatycznie jest łączony z działem zajmującym się tego typu zadaniami. Dodatkowo systemy obsługowe gwarantują skuteczną kontrolę pracowników (wizualizację efektywności, bilanse, tabele połączeń i wiele innych).
Najważniejsze kwestie, jakie musi spełniać dobrze działający system obsługi klienta
W tradycyjnie działających firmach sprzedażowych zazwyczaj w ostatnich dniach miesiącach kierownik przeprowadza spotkanie z pracownikami podczas, którego omawiany jest dalszy plan sprzedaży. Firma, która posiada nowoczesny system obsługi klienta pozwala osobie odpowiadającej za dział komunikacji sprawnie zorganizować spotkanie za pomocą łatwo dostępnych raportów ze sprzedaży z systemu CRM i wykresów kontrolnych z systemów obsługowych klienta. W trakcie posiedzenia omawiane są cele, które zostały osiągnięte oraz zadania nie do końca udane lub całkowicie niewykonane. Pracownicy otrzymują dawkę nowych informacji odnośnie działań firmy, a także kolejne zlecenia i uwagi według, których muszą postępować.
Prężnie działający system obsługi klienta pozwala pracownikom firmy odpowiednio dostosować nową ofertę, przygotować właściwie dobrane treści lub zaplanować newslettery. Za pomocą systemu konsultant dzwoniący do klienta może profesjonalnie go obsłużyć, bez problemu zapisać najważniejsze informacje i dane wynikające z rozmowy, a także przesłać potrzebne im wiadomości. Tak samo dzieje się z klientem, który chcę otrzymać potrzebne informacje o firmie, automatycznie jest połączony z odpowiednim działem obsługi i w szybkim czasie uzyskuje odpowiedzi na nurtujące go pytania.
System obsługi pozwala dotrzeć do potencjalnych klientów, dzięki dostępność dobrze dobranej bazy klientów. Za pomocą wiadomości elektronicznych konsultanci mogą wysyłać do tego typu klientów oferty promocyjne, cenniki lub materiały zachęcające do zawarcia/przedłużenia umowy na sprzedaż usług.
Dobrze skonstruowany system obsługi jest połączony z firmowym systemem CRM. Takie rozwiązanie umożliwia pracownikom obsługującym klientów po zalogowaniu się do systemu otrzymywać wiadomość o klientach, którzy w danym punkcie sprzedaży podpisali umowę na świadczenie usług, dzięki temu konsultanci mają pod ręką bieżące informacje o kliencie i natychmiastowo mogą podjąć kolejne działania.
Systemy obsługi dobrze sprawdzają się przy reklamacjach, podczas ich zgłaszania pracownik z działu utrzymania klienta sporządza raport zdarzenia umieszczając w nim najważniejsze dane, a także własną opinię. Dodatkowo informuje klienta o obowiązujących w firmie warunkach przyjmowania i obsługi reklamacji usług/produktów, a następnie przesyła raport do centrali. Systemy obsługi klienta pozwalają znacząco odciążyć konsultantów, uprzyjemnić im pracę, a także umożliwiają stały monitoring i samokontrolę wykonywanych zadań.
